○智頭町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規則
平成13年9月19日
規則第5号
(目的)
第1条 この規則は、智頭町における戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(5) 画像データ 磁気ディスクに記録された画像情報処理方式による除籍・改製原戸籍をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書等の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の指定)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期するため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、戸籍事務主管課長をもって充てる。
(戸籍データ等の保護及び管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの保護及び管理のため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 関係者以外にはその画面表示を読み取れないよう端末装置の配置をすること。
(2) 戸籍事務担当職員以外の者が戸籍データの内容について、変更を加えることができないようにすること。
(3) 入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに痕跡を残すことなく、更新することができないシステム上の措置を講じること。
(4) 予備の記録媒体を定期的に作成し、耐火保管庫に保管すること。
(5) 戸籍データの保全及び保護のため、毎日更新業務終了後バックアップ処理し、耐火保管庫に格納すること。
(6) 定期的に又は随時、戸籍データ及びプログラムの異状の有無を点検すること。
(7) 記録媒体は、施錠のできる場所に保管し、廃棄する際には復元できない方法により処分すること。
(8) 出力帳票は、施錠のできる場所に保管し、処理が終わったものは、速やかに裁断し廃棄処理すること。
(画象データの保護及び管理)
第6条 保護管理者は、正本である記録媒体上に記録された除籍・改製原戸籍の保護及び管理のため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 磁気ディスク化に関する訓令は、磁気ディスクに記録しなければならない。
(2) 除籍・改製原戸籍に訂正等を施すときは、画像データの記録から紙に出力した写しを作成し、訂正等の記録を施して、イメージスキャナーにより再度画像データとして入力・記録しなければならない。
(3) 画像データに訂正等を施したときは、訂正後の記録とともに、従前の記録も保存しなければならない。また、証明発行の際には更新後の画像データの記録のみが証明書として出力されるように、必要な措置を講じなければならない。
(4) 記録媒体の副本を作成して10年を経過したとき、又は記録媒体処理装置の機種を変更したときは、記録媒体の副本を法務局に送付しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
3 事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、復旧のため必要な措置を講じるとともに、その原因を分析し、必要な再発防止の措置を講じなければならない。
(システムの運用)
第8条 保護管理者は、戸籍事務の電子情報処理組織による処理の運用に際しては、プライバシー保護のため、十分かつ慎重な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、端未装置の操作に際して、戸籍担当職員に対し、個別のパスワードを設置し、そのパスワードを管理するパスワードを設定しなければならない。
3 管理パスワード及び個別パスワードは保護管理者が管理し、そのコードを秘密にしなければならない。
4 戸籍担当職員は、個別に付与されたパスワードを秘密にしなければならない。
5 保護管理者は、システムが適正に運用されているか常にその使用状況を調査、把握し、適正な管理に努めるとともに必要に応じて適正な措置を講じなければならない。
(端末装置の操作)
第9条 端末装置の操作者は、戸籍担当職員が行うものとする。
2 端末装置の操作者は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務以外に必要な場合以外に検索してはならない。
(研修等の実施)
第10条 保護管理者は、戸籍データの機密保持及びシステム安全対策の推進を図るため、戸籍事務を取り扱う職員に対し、電子情報処理組織の利用及びシステムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。
(戸籍データ等の外部提供)
第11条 戸籍データは、法令に定めがあるときを除き、外部に提供してはならない。
附則
この規則は、平成13年12月1日から施行する。