○智頭町立小中学校文書取扱要領
平成14年4月1日
教育委員会告示第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この要領は、智頭町立小中学校の文書取扱について、必要な事項を定めることを目的とする。
(文書の総括)
第2条 校長は常に学校における文書事務が、適正かつ円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第3条 校長の文書事務を補佐するため、文書取扱主任を置く。文書取扱主任は、職員の中から校長が命ずる。
(文書取扱主任の職務)
第4条 文書取扱主任職務は、次に掲げるところによる。
(1) 文書及び物品の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理経過の管理に関すること。
(3) 文書の整理、保管、引継、保存及び廃棄に関すること。
(4) 法令等の整備に関すること。
(5) 文書事務の指導助言及び改善に関すること。
(6) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(簿冊等の種類)
第5条 文書の処理のため、備え付ける簿冊、帳票及び印は、次のとおりとする。
(1) 簿冊
ア 文書受発件名簿(様式第1号)
イ 郵便切手受払簿(様式第2号)
(2) 帳票
ア 簿冊目録(様式第3号)
イ 簿冊索引(様式第4号)
ウ 起案用紙(様式第5号)
(3) 印
ア 受付印(様式第6号)
イ 供覧印(様式第7号)
ウ 簡易決裁印(様式第8号)
エ 保存表示印(様式第9号)
(文書処理年度)
第6条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。
第2章 文書の処理
(文書及び物品の受付)
第7条 到達文書は、文書取扱主任においてすみやかに処理しなければならない。
(2) 親展、書留、金券及び有価証券等の表示のある文書(以下「特殊文書」という。)は、封緘のまま封筒表面に受付印を押し、あて名の者に配布する。
(文書受付の特例)
第8条 新聞、雑誌その他これらに類するものは、受付を省略することができる。
口頭又は電話による重要な業務連絡及び通知を受けたときは、必ず所要事項を記載し、担当者へ、回付しなければならない。
会議その他により、文書取扱主任を経ずに直接収受した文書は、直ちに文書取扱主任に回付しなければならない。
休日又は文書取扱主任が不在の場合は、あらかじめ校長の指定した職員(日直職員を含む)が収受し、急を要するものは直ちに校長又は関係者に連絡し、文書は後日文書取扱主任に引き継ぐものとする。
(親展文書の取扱い)
第9条 親展文書を受領した者は、その文書が供覧を要する文書であったときは、文書取扱主任に返付しなければならない。
(配布)
第10条 受付、供覧の終了した文書は、すみやかに校務分掌に定める職員(以下担当者という)に配布する。
(処理)
第11条 担当者は文書を正確かつ迅速に処理し、完結後、すみやかに文書綴に綴らなければならない。
(合議)
第13条 他に関係ある事項は、合議しなければならない。合議は、関係職員の閲覧及び学校内部会議により行う。
(決裁の取扱)
第14条 緊急に決裁を要する文書及び重要かつ複雑で説明を要するものの場合は、担当者自ら文書を携行の上説明し、決裁を受けなければならない。
(代決)
第15条 校長不在のとき、緊急を要する文書で特に重要かつ異例に属さないものについては、教頭が処理することができる。処理した文書は代決者(教頭)において「後閲」と記入し、遅滞なく校長の後閲に供しなければならない。
第3章 浄書及び発送
(浄書及び印刷)
第16条 発送文書は、担当者において浄書、印刷するものとする。
(発信者)
第17条 文書の発信者名は、学校長の職氏名とする。ただし、軽易なものについては学校名又は担当職員の役職名・氏名とすることができる。
(登録)
第18条 発議に基づく発送文書は、文書発件名簿(様式第1号)に登録しなければならない。ただし軽易なものについてはこの限りではない。
(記号及び番号)
第19条 発議に基づいて発送する文書には「発」の字、収受文書に基づいて発送する文書には「受」の字を冠し、学校名の略名及び文書受件名簿の番号又は文書発件名簿の番号を付さなければならない。
(発送文書の日付)
第20条 発送文書の日付は、発送の日を記入する。ただし、別に定めがあるものについてはこの限りではない。
(公印及び契印)
第21条 発送文書には公印を押し、契印で決済文書と割印しなければならない。ただし、軽易なものは押印を省略することができる。
(発送)
第22条 文書の発送は、郵送又は使送等により行うものとする。
(発送後の処理)
第23条 文書を発送したときは、決裁文書(起案用紙)に施行年月日を記入する。
回答文書は、文書受件名簿に報告期日を記入する。
第4章 文書の整理・編さん及び保存
(文書整理の原則)
第24条 文書は常に整理し、主要なものはいつでも取り出しできるよう所定の位置に保管する。
未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
完結文書は処理経過及び保存期間、認印等につき、その完否を確認したうえ所定の位置に保管する。
各簿冊の表紙に保存表示(様式第9号)をする。ただし、1年保存文書は省略することができる。
(保存期間)
第26条 文書の保存期間は、文書分類表の定めるところによる。
保存期間は、文書処理完結の翌年度から起算する。
時効に関係ある文書は、第1項の規定にかかわらず、時効期間経過後、なお、1年間保存しなければならない。
(文書の保存)
第27条 文書は書庫又は書棚に収蔵し、常に厳重に保管し、かつ非常事態に際し特に持ち出しを要するものは、書庫又は書棚の前面に「非常持出」の表示を赤字書きする。
(保存文書の廃棄)
第28条 保存期間の経過した保存文書は、校長の決裁を得て廃棄する。ただし、保存期間経過後も校長が必要と認めたときは延長することができる。
第5章 雑則
(その他必要な事項)
第29条 この要領に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は校長が定める。
附則
第30条 この要領は、平成14年4月1日から施行する。
様式 略