(目的)

第1条　この規程は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第1条の2　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱の原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(課長の職務)

第3条　各課の課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第4条　各課の課長は、文書取扱責任者として各課における文書事務の管理を行う。

(文書取扱主任)

第5条　各課長の補佐をするため、各課に文書取扱主任を置く。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は、次のとおりとする。

(記号及び番号)

第7条　文書には、次の各号によって記号及び番号を付けなければならない。

(文書の記名)

第8条　文書の記名は、次のとおりとする。

(秘文書の取扱)

第9条　秘密の保持を要すると認められる事項を内容とする文書の管理については、秘密の保持につき相応の注意を払わなければならない。

(総務課における文書の収受)

第10条　役場に到着した文書は、総務課において受領するものとし、勤務時間外到着文書は直近の勤務時間内にて受領する者とする。

(主管課における受領及び登録)

第11条　総務課から配布を受けた文書の受領は、次に定めるところにより行うものとする。

(送受信した電子メールの取扱)

第11条の2　電子メールの利用に係る送受信装置で総務課または主管課等が受信した電磁的記録(以下「電子メール」という。)のうち、処理に供することが比すようであるものについては、速やかに当該電子メールの内容を書面に出力するものとする。

(文書の処理)

第12条　配付を受けた文書は、各課において受付番号を付し、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、図書、軽易な文書その他文書管理システムに登録する必要がないと認められるものについては、この限りでない。

第13条　担当職員は、受領した配布文書について文書管理システムにより、収受年月日、文書分類、文書番号、件名その他の必要事項を登録しなければならない。ただし、別に定める文書管理システムへの登録が適当でないものについては、登録を省略することが出来る。ただし、次の各号の1に該当するものは、当該文書の上部余白に「供覧」と朱書して先に上司の閲覧に供し処理するものとする。

第14条　削除

(電話及び口頭による事項)

第15条　電話又は口頭で受理した事項で重要と認められるものは、主管課においてその要領を記録のうえ、取扱者が記名押印の上課長の閲覧に供さなければならない。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、文書管理システムによって行わなければならない。ただし、一定の簿冊で処理できるもの又は定例的なもの若しくは軽易なものは、処理案を当該文書の余白に朱書して処理することができる。

(決裁)

第17条　起案文書は、智頭町事務決裁規程に定める決裁区分により処理すること。

第17条の2　決裁を受けたときは、決裁年月日を文書管理システムに登録しなければならない。

(合議)

第18条　起案文書で他の課に関係のあるものは、その課に合議した後決裁を受けなければならない。

第19条及び第20条　削除

(起案文書の再作成)

第21条　起案者は、起案文書が次の各号の1に該当するときは、あらためて起案するものとする。

(廃案等の場合の報告)

第22条　起案者は、起案文書が廃案と決定されたとき又は起案文書の内容が著しく変更されて決裁されたときは、その旨を当該起案文書の合議をした課に通知するものとする。

(決裁文書の修正)

第23条　起案文書が決裁されたときは、決裁権者の承認を得た場合を除くほか、修正してはならない。

(決裁済印の押印)

第24条　決裁を受けた文書は、すべて総務課において審査のうえ、決裁済印(様式第5号)の押印を受けるものとする。ただし、主管課長の専決事項については、主管課長等が決裁済印(様式第5号)を押印するものとする。

(文書の日付)

第25条　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によるものとする。

(文書の記号及び番号)

第26条　施行する文書には、文書管理システム番号を設けるものとする。ただし、軽易な文書は番号を省略し「号外」として施行することができる。

(浄書)

第27条　発送文書は、総務課において浄書するものとする。

(公印押捺)

第28条　発送文書は、智頭町公印規程(昭和49年智頭町訓令第1号)の定めるところにより、決裁文書に契印のうえ公印を押さなければならない。ただし、庁内文書又は印刷物その他文書の性質上不用と認められるものは、これを省略することができる。

(電子署名)

第28条の2　前条の規定にかかわらず、電子情報処理組織又は総合行政ネットワークによる発送文書については、公印の押印及び契印に代え、電子署名を付与するものとする。ただし、電子情報処理組織の電子メール(以下「電子メール」という。)により発送する文書その他総務課長が適当と認めた文書については、電子署名の付与を省略することができる。

(発送)

第29条　発送文書は、午後3時までに総務課に提出しなければならない。

(文書の整理、編さん)

第30条　文書の整理は、簿冊により行う。

(文書庫の管理)

第31条　文書庫は常に整理し、文書の紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常時に際し必要な処理ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。

(保存期間)

第32条　文書の保存期間は、次の4種とする。

(保存種別)

第33条　文書の保存種別は、別表の基準によるものとする。

(文書の引継・保存)

第34条　各課長は、保存期間5年以上の完結文書については、翌年中に総務課長に引き継がなければならない。ただし、事務の処理上特に必要なものについては、総務課長と協議して、必要な期間中、各課で保存することができる。

(保存文書の閲覧)

第35条　保存文書を閲覧しようとするときは、総務課長備付の保存簿冊閲覧簿(様式第8号)に所要事項を記入し、記名押印のうえ総務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第36条　総務課長は、保存期間の経過した文書は、主管課長と協議のうえ町長の決裁を経て廃棄しなければならない。ただし、第4種に属するものは、主管課長において廃棄するものとする。

第37条　廃棄文書は、機密に属するものは、総務課において焼却その他の適切な方法で処分しなければならない。

第38条　会計管理者は、前条により引継ぎを受けたときは、印影等他に転用のおそれのあるものを調査し、これを塗まつし、又は裁断し、不用物品処分の例により処理しなければならない。